Un ou une gestionnaire du courrier

• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
• Grades : Adjoint administratif, adjoint administratif principal 2ème classe, adjoint administratif principal 1ère classe
• Site de rattachement : Bordeaux
• Résidence administrative : Bordeaux
• Pôle : Ressources 
• Direction : Secrétariat Général
• Sous-Direction : Documentation, Information, Courrier, Archives, Relations usagers
• Service : Bureau du Courrier
• Sous l'autorité hiérarchique du Chef ou de la Cheffe de service

• Réceptionner, trier, analyser et/ou archiver le courrier arrivée, et expédier/affranchir le courrier départ par pôle
• Veiller à la qualité de la prestation Courrier en faisant preuve de polyvalence et en respectant les délais de traitement journalier
• Participer aux différentes réflexions menées au sein du Bureau du Courrier pour améliorer la qualité du service rendu et maîtriser au mieux les coûts d'affranchissement
• Contribuer à la gestion des tableaux financiers et d'activité du service

Gestion du courrier Arrivée : 

• Trier les courriers et les colis Arrivée par pôle, en fonction des destinataires selon les procédures de diffusion dans Asur 
• Assurer la mise en forme du courrier arrivée sur site, ainsi que la numérisation de l'ensemble des courriers Arrivée sur les trois sites sur le logiciel Asur, en parfaite polyvalence avec les collègues de Limoges et Poitiers

Gestion du courrier Départ : 

• Assurer le tri et l'affranchissement du courrier par pôle, dans le strict respect des consignes tarifaires 
• Préparer pour envoi les recommandés et colipostes 
• Organiser les structures postales et les mettre à disposition des services de la Poste

Suivi qualité : 

• Suivre l'évolution de l'organisation de la collectivité, en informer les agents de son service et proposer les adaptations nécessaires en matière de signalétique dans le local Courrier Arrivée

Gestion des tableaux financiers et d'activité :

• Extraire les factures à partir du logiciel financier Grand Angle et les enregistrer dans le Placido
• Récupérer et enregistrer le détail des affranchissements sur le site du prestataire des machines à affranchir
• Retravailler les tableaux des affranchissements provenant du prestataire des machines à affranchir
• Vérifier et contrôler les factures depuis le site de la Poste
• Reporter les données sur les tableaux de suivi financier du service
• Vérifier et valider le service fait
• Déposer les fiches de liaison des factures sur le Placido d'échanges avec le Centre de Ressources Financières (CRF)
• Assurer l'archivage des factures et des tableaux

• Être un-e interlocuteur-rice privilégié-e des usagers du logiciel Asur dans la collectivité
• Remettre en main propre, certains plis ou colis sensibles - sur demande spécifique -  et tenir à jour le cahier des prises en charge
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Organisation et fonctionnement de la collectivité
• Procédures de réception et de transmission du courrier interne et externe
• Tarifications postales en vigueur
• Circuit de traitement des factures

• Accompagner la mise en œuvre des évolutions (processus, organisation, projets)
• Rendre compte de son activité
• Travailler dans des délais contraints et gérer les priorités
• Mettre en œuvre et appliquer une procédure
• Maîtriser les logiciels bureautiques (pack Office), métiers (Asur, Coliposte, Chronopost) et financiers (Grand angle)
• Maîtriser les équipements professionnels : scanner, machine à affranchir

• Force de proposition
• Discrétion professionnelle et confidentialité
• Polyvalence 
• Esprit d'équipe
• Ecoute et communication
• Disponibilité
• Rigueur et fiabilité

• Logiciels
• Matériels de bureautique 
• Matériels et équipements dédiés au métier exercé 

• Petites manutentions