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Lot-et-Garonne
Un ou une assistante
Cadre d'emploi
- Catégorie : C
- Filière : Administrative
- Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial
- Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif 2ème classe, Adjoint administratif 1ère classe
- Site de rattachement : Bordeaux
- Résidence administrative : Agen
- Pôle : Transports, Mobilités, Infrastructures et Cadre de Vie
- Direction : Transports Routiers de Voyageurs
- Service : Site d'Agen
- Sous l'autorité hiérarchique du chef ou de la cheffe de service
Missions principales
La Direction des Transports Routiers de Voyageurs organise un service public de transport : près de 4 000 autocars sillonnent chaque jour les routes de la région pour acheminer 170 000 élèves à leur établissement scolaire et 1 000 pour les 240 lignes commerciales réparties sur l'ensemble du territoire néo-aquitain.
Cette activité représente près de 250 M€ de prestations annuelles réalisées par les transporteurs (marchés publics ou concessions de service public).
Elle passe par un échange régulier avec les usagers et les territoires pour répondre aux besoins. 12 équipes territorialisées assurent la nécessaire proximité.
Dans ce cadre, sur le site d'Agen, l'assistant-e recruté-e aura pour missions de :
- Assurer le secrétariat du site ainsi que l'accueil physique et téléphonique
- Participer aux activités de la relation usagers
- Assurer la suppléance de la régie de recettes
- Assurer la gestion de la logistique du site territorial
Activités principales
Assurer le secrétariat du site territorial :
- Assurer le suivi des courriers et des mails
- Assurer la mise en forme de lettres, documents et la rédaction des comptes-rendus et archivages
- Gérer les plannings des réunions, des permanences, des astreintes, des congés, des réservations des salles et l'agenda du responsable du site
- Suivre le process délibératif
- Assurer l'interface avec les autres directions du pôle et de la collectivité
Assurer l'accueil physique et téléphonique du site :
- Accueillir les usagers/partenaires , les conseiller et les orienter vers les interlocuteurs concernés
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques du centre d'appels, des partenaires et des services régionaux
Participer aux activités de la relation usagers :
- Assurer le suivi des tickets usagers et des boites mails
- Gérer les autorisations exceptionnelles en liaison avec les familles, les transporteurs, les services
Assurer la suppléance de la régie de recettes :
- Suppléer le régisseur dans la gestion des perceptions des participations familiales au transport
- Tenir le grand livre de compte, gérer les reversements sur le compte régional
Assurer la gestion de la logistique du site territorial :
- Gérer les commandes de fourniture, des demandes d'intervention auprès des services supports
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Contribuer à l'instruction des demandes de transport
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Savoirs
- Compétences et fonctionnement de la collectivité
- Politiques régionales en matière de mobilité et des transports
- Règles en matière de communication
- Techniques de secrétariat
Savoir-faire
- Renseigner les interlocuteurs et au besoin relayer vers un collègue compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
- S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit
- Maitriser les outils bureautiques (office 365/Jira/Grand Angle/Omegat)
- Organiser et planifier les réunions et actions
- Organiser son travail et travailler en autonomie
Savoir-être
- Diplomatie
- Sens du service public
- Rigueur
- Discrétion professionnelle
- Capacité à alerter
- Capacité à prendre du recul
Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
Spécificités du poste
- Encadrement : non
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Dans une démarche d’amélioration de la relation usagers et notamment des candidats à ses offres d’emploi et afin d’optimiser ses recrutements, la Région se dote d’un outil de recrutement.
Cet outil sera mis en service au 1er septembre prochain. A compter de cette date, vous serez redirigé-e vers une nouvelle interface, qui vous permettra de postuler.
C’est pourquoi nous vous invitons à différer autant que possible votre dépôt de candidature.
Dans le cas où vous n’auriez pas cette possibilité, vous pouvez tout de même candidater dès aujourd’hui, en cliquant sur « Postuler en ligne » : votre démarche sera bien prise en compte.
Néanmoins, vous serez recontacté-e afin de candidater à nouveau, dans la mesure où il faudra vous créer un compte candidat sur notre nouvelle plateforme. Pour précision, cela ne vous demandera que quelques minutes : la plateforme permet de déposer directement son CV et sa lettre de motivation.
Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Poitiers.
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :
emploi-siege-poitiers@nouvelle-aquitaine.fr
Dans le cadre de la politique régionale de lutte contre les discriminations, la présente offre d’emploi fait l’objet d’une publication et d’une procédure de candidature garantissant l’anonymat des candidats, ainsi merci de ne pas envoyer votre candidature sur l’adresse mentionnée ci-dessus.