Un gestionnaire administratif et financier ou une gestionnaire administrative et financière

• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
• Grades: Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe
• Site de rattachement : Bordeaux, Limoges ou Poitiers
• Résidence administrative : Bordeaux, Limoges ou Poitiers
• Pôle : Formation et Emploi
• Direction : Formation Professionnelle et de l'Apprentissage
• Sous-direction : Sécurisation des Parcours
• Service : Pilotage et Gestion de la Rémunération
• Unité : Gestion Rémunération Bordeaux, Limoges ou Poitiers
• Sous l'autorité hiérarchique du chef ou de la cheffe de service / du ou de la responsable d'Unité

Au sein de la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage (DFPA) et de la sous-direction "sécurisation des parcours", le service Pilotage et Gestion de la Rémunération" a pour mission d'assurer une rémunération et une protection sociale aux stagiaires de la formation professionnelle, qui ne relèvent pas du régime d’assurance chômage à leur entrée ou au cours de la formation et qui suivent une formation agréée par la Région. 

L’action du service vise à renforcer la sécurisation des parcours professionnels à trois niveaux :

• Faciliter l’accès à la formation des personnes à la recherche d’un emploi
• Garantir qu’il n’y ait pas de rupture dans le parcours du stagiaire de la formation, prévenir les abandons de formation pour raisons financières, 
• Participer au maintien et au développement des compétences des actifs et favoriser leur retour à l’emploi (investissement sur l’avenir) 

Dans ce cadre, le-la gestionnaire administratif-ve et financier-ère a pour principale mission, au sein d'un collectif de travail et dans un objectif de qualité de service au public, d'assurer la gestion et la sécurisation de la rémunération des stagiaires de la formation professionnelle au regard de la réglementation. Il-elle est chargé-e en particulier : 

• De traiter les dossiers de demande de rémunération et de protection sociale : instruire, vérifier, exploiter et organiser les informations
• D'informer, expliquer, renseigner, orienter les demandes des organismes de formation et des stagiaires en fonction des besoins ou de la situation à traiter
• De paramétrer les programmes, dispositifs, actions, sessions de formation.

Instruction des dossiers de demande de rémunération

• Constituer et contribuer à la mise à jour des tableaux de bord (tableau d'instruction, tableau de contrôle de barème), en lien avec les instructeur-rice-s
• Vérifier les dossiers, effectuer une analyse technique et juridique de premier niveau (conformité avec le règlement d'intervention, vérification des pièces et cohérence avec les données fournies)
• Valider les dossiers : calculer les droits, relancer les organismes de formation en cas de dossiers incomplets 

Relation usagers

• Répondre et orienter les demandes d'information et réclamations émanant des organismes de formation ou des bénéficiaires) en lien notamment avec la plateforme d'accueil (SRU) et les standards
• Prendre en charge avec les autres collègues les appels téléphoniques du service, y répondre ou les transférer aux interlocuteur-rice-s concerné-e-s
• Etre le relais d'information des actualités du service : en interne (agents du Pôle) et externe (partenaires, prestataires, bénéficiaires)
• Contribuer à la conception de documentation et de supports de communication et d'accompagnement (internes et externes) sur les politiques menées au sein du service

Paramétrage de l'outil

• Traiter les e-mails relatifs au paramétrage (créations d'action, session, pb de connexion, changements de référents, etc...)
• Paramétrer dans l'outil les programmes, dispositifs, actions et sessions
• Créer et mettre à jour les éléments relatifs aux différents interlocuteurs (organismes de formation, référents)

• Renseigner les déclarations d'indemnités journalières sur la plateforme en ligne (netentreprise-MSA)

Dans le cadre du processus continu d'amélioration de la qualité du service rendu aux usagers et prestataires, participer, si cela s'avère nécessaire, à d'autres missions du service, notamment : 

• A l'accompagnement des organismes de formation dans le cadre du changement de logiciel de gestion (ROMEO) en 2025 (ex: création de support pédagogique, procédures...), 

• Au suivi des thématiques relatives à l'instruction et au contrôle de barème visant à améliorer les procédures et à les harmoniser

   

• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Organisation et fonctionnement de la collectivité territoriale
• Principaux enjeux de l'orientation et de la sécurisation des parcours de formation
• Principaux textes législatifs et réglementaires relatifs à la formation professionnelle, et à la protection sociale des stagiaires de la formation professionnelle
• Procédures de gestion administrative et financière

• Expliquer une fiche de rémunération
• Adapter sa communication à son interlocuteur-rice
• Utiliser les outils bureautiques et des logiciels métiers de son domaine d'intervention
• Organiser son activité, gérer les priorités
• Alerter sur une situation à risque
• Travailler en équipe

• Sens du service public
• Rigueur et méthode
• Respect des délais
• Capacités de communication écrite et orale, écoute
• Esprit d'équipe
• Pédagogie
• Discrétion professionnelle

• Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
• Logiciels
• Matériels de bureautique

• Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
• Encadrement : Non