Un chargé ou une chargée de coordonnation administrative et financière

• Catégorie : A
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Attaché territorial
• Grade : Attaché
• Pôle : Education Citoyenneté
• Direction : Sport, Vie Associative et Egalité
• Sous l'autorité hiérarchique du Directeur ou de la Directrice 

Au sein du Pôle Education et Citoyenneté, la Direction Sport, Vie associative et Egalité (DSVAE) accompagne le monde associatif, qui compte plus de 1 200 000 bénévoles sur le territoire régional. Elle conforte l’engagement collectif et renforce les ressources nécessaires à la mise en œuvre de leur projet associatif. Elle pilote également le soutien au secteur sportif, visant à développer la culture de l’activité physique et sportive au service de la cohésion et de l’attractivité des territoires, l’accompagnement du sport de haut niveau. A travers ses 2 CREPS elle contribue à la formation des athlètes de haut niveau. Elle collabore à la préparation, à l’accueil et à la promotion de grands évènements. La DSVAE agit en faveur de l’égalité des chances et des opportunités en mettant en œuvre l’objectif régional de faire reculer la précarité sociale et les discriminations pour une réelle égalité en Nouvelle-Aquitaine. Elle souhaite promouvoir l’égalité femmes-hommes, lutter contre les discriminations et lutter contre les violences sexistes et sexuelles. 

Dans ce contexte, le-la Chargé-e de coordonnation administrative et financière a pour missions de :

• élaborer et suivre le budget en lien avec le Directeur et les Chefs de service
• assurer la cohérence, la qualité et la sécurisation des process budgétaires et administratifs par la mise en place d'outils de suivi et un rôle de veille et de conseil
• organiser le contrôle de l'ensemble des actes administratifs de la direction 
• être en appui du Directeur pour la coordination des missions relatives aux ressources humaines, au processus délibératif, au dialogue de gestion

Structurer l'organisation administrative et financière de la Direction
Sur le plan financier :

• élaborer les documents budgétaires de la direction en collaboration avec le Directeur (Budget Primitif, Budget Supplémentaire et Décision Modificative)
• suivre l'exécution du budget par la mise en place de tableaux de suivi
• faciliter l'exécution budgétaire de la direction, en proposant des outils et indicateurs en lien avec les chefs de service
• apporter une aide à la mise en oeuvre des marchés publics jusqu'à leur exécution

Sur le plan administratif :

• harmoniser les actes administratifs et les procédures de la direction
• conseiller et/ou rédiger des actes juridiques (conventions, arrêtés...), en lien avec la direction des Affaires Juridiques
• rédiger les documents nécessaires au processus délibératoire (rétroplanning par séance avec dates de relecture, note au comité de lecture, tableau CEF ...)
• organiser le contrôle des projets de délibérations 
• assister au comité de lecture et en gérer les retours

En appui au Directeur :

• appuyer le Directeur dans les différentes représentations aux instances de validation, conférence budgétaire, etc...
• participer au suivi des effectifs de la direction, à la coordination des fiches de postes en lien avec le Secrétariat Général
• valider les dossiers de subvention en relai du Directeur et/ou des Chefs de service
• synthétiser et rédiger des documents, supports, synthèses et comptes-rendus, rapport d'activité.

Participer aux réunions hebdomadaires de direction et des services pour mieux appréhender les politiques mises en oeuvre

• Contribuer à la dématérialisation des procédures
• Suivre et coordonner les documents de communication relevant de la direction
• Référent MDNA, Delibelu, Commande Publique
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Enjeux, évolutions et cadres juridique et législatif de ses domaines de responsabilité
• Règles et procédures administratives et financières
• Code des Marchés Publics
• Logiciels et applications de gestion (délibélu, MDNA, GDA), tableaux de bord

• Se tenir informé des évolutions techniques et règlementaires dans le domaine d'exercice professionnel
• Rendre compte de l'activité et repérer les anticipations nécessaires
• Animer, concevoir une méthodologie et des outils adaptés à la mise en oeuvre et au suivi administratif et budgétaire
• Rédiger des documents professionnels (notes, rapports, etc.)

• Organisation et rigueur
• Capacités de communication écrite et orale, écoute
• Sens du travail en équipe et en transversalité (au sein du Pôle et de la collectivité)
• Anticipation et planification
• Force de proposition
• Disponibilité

• Logiciels
• Matériels de bureautique 

Déplacements fréquents hors du département de rattachement de la résidence administrative

Encadrement : non