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Gironde
Un assistant ou une assistante projet réaménagement
Cadre d'emploi
- Catégorie : C
- Filière : Administrative
- Cadre d'Emplois : Adjoint administratif territorial
- Grade : Emploi contractuel de catégorie C
- Site de rattachement : Bordeaux
- Résidence administrative : Bordeaux
- Pôle : Ressources
- Direction : Patrimoine et Moyens Généraux (DPMG)
- Sous Direction : Stratégie Immobilière et Gestion Domaniale
- Service : Stratégie Immobilière
- Unité : Projets Immobiliers
- Sous l'autorité hiérarchique du ou de la Responsable d'Unité
Missions principales
Forte de 150 agents répartis sur les trois sites principaux de la collectivité (Bordeaux, Poitiers, Limoges), la Direction du Patrimoine et des Moyens Généraux (DPMG) assure une partie des fonctions support de la collectivité à travers une douzaine de métiers qui irrigue la vie quotidienne des agents régionaux, y compris leurs déplacements. Elle pilote la politique immobilière de la Région (hors lycées), imagine l’évolution des espaces de travail et garantit la sécurité / sureté des biens et des personnes.
La direction recrute, pour 18 mois, un Assistant ou une Assistante projet réaménagement donc les missions seront :
- Coordonner le rétroplanning de chaque projet en tenant compte des instances de dialogue social, des étapes administratives et financières (marchés et budget), du phasage des travaux et des actions de communications,
- Elaborer des chronogrammes regroupant les projets et tenant compte de la capacité à faire de chaque équipe (techniciens, déménageurs, dessinateurs…),
- Centraliser leurs demandes et regrouper l’ensemble des éléments de réponse auprès des équipes techniques et administratives de la DPMG.
Activités principales
- Organiser et planifier des réunions et événements, gérer l’agenda, assurer la logistique des déplacements des agents du service,
- Prendre des notes en réunions et réaliser des comptes rendus,
- Recueillir, traiter et diffuser l'information nécessaire au fonctionnement du service et de la direction,
- Participer à l'élaboration des tableaux de suivi des activités du service, les renseigner et assurer leurs mises à jour,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Assurer l’accueil téléphonique, électronique et physique des interlocuteurs, renseigner, relayer si nécessaire leur demande vers l'interlocuteur et assurer le suivi des demandes,
- Assurer le traitement du courrier et coordonner le suivi des courriers, des notes et du processus délibératif,
- Assurer le contact avec les entreprises sur les problématiques d'exécution budgétaire (demande de devis, suivi des impayés, demande de renseignements, suivi des factures, ...),
- Gérer la validation du service fait pour l'ensemble des factures (avant signature et contrôle hiérarchique),
- Assurer le lien avec le Centre de Ressources Financières (CRF) sur l’exécution des dépenses et des recettes (contrôle du pré mandatement),
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Alerter le responsable sur des situations jugées d'urgence ou importantes,
- Préparer et rassembler les éléments de réponse ou les fonds de dossiers.
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin.
Savoirs
- Cadre statutaire de la Fonction publique territoriale, droits du fonctionnaire,
- Règlementation et politiques publiques de la collectivité,
- Techniques d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Règles d'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe et grammaire),
- Règles de communication et techniques de secrétariat (dactylographie, présentation adaptée en fonction du type de courrier, formules de politesse en fonction du destinataire, méthodologie de classement, prise de notes rapide…),
- Techniques et outils numériques (internet, intranet, stand téléphonique, annuaire internet),
- Techniques et outils de pilotage et d'organisation de l'activité : tableaux de bord, indicateurs, outils de planification, etc.,
- Tissu partenarial et réseaux d’acteurs publics et privés dans sa thématique d’intervention,
- Principes de la relation à l’usager,
- Des connaissances dans le domaine du bâtiment sont appréciables.
Savoir-faire
- Rédiger des courriers, des notes, en respectant les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Pratiquer les outils bureautiques et numériques,
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous,
- Coordonner son action avec celle d’autres assistant-e-s,
- Prioriser, gérer les urgences,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-trice,
- Travailler en équipe, en transversalité,
- Alerter.
Savoir-être
- Discrétion professionnelle,
- Capacités de communication écrite et orale,
- Initiative,
- Sens de l’organisation,
- Adaptabilité,
- Sens du service,
- Rigueur.
Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique.
Spécificités du poste
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative,
- Pas d'encadrement.
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Adressez votre candidature (lettre de motivation, curriculum vitae) sous la référence CDP147 par courriel à : emploi-siege-bordeaux@nouvelle-aquitaine.fr
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Bordeaux.
Pour tous renseignements, vous pouvez appeler au 05 57 57 55 55.