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Pyrénées-Atlantiques
Un assistant ou une assistante - port de bayonne
Cadre d'emploi
- Catégorie : C
- Filière : Administrative
- Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
- Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe et Adjoint administratif principal de 1ère classe
- Site de rattachement : Bordeaux
- Résidence administrative : Anglet
- Pôle : Transports Infrastructures Mobilité et Cadre de Vie
- Direction : Infrastructures et Transport de Marchandises
- Sous-Direction : Site du Port de Bayonne
- Unité : Secrétariat Général
- Sous l'autorité hiérarchique du ou de la Responsable d'Unité
Missions principales
La Direction des Infrastructures et des Transports de Marchandises (DITM) exerce des missions variées, y compris techniques, au service de l’économie du territoire dans le domaine des ports, des aéroports, des routes et du fret ferroviaire. Elle agit comme maître d’ouvrage pour les propriétés régionales, le port de Bayonne, par transfert de l’État en 2006, et les voies ferrées des Landes. Elle contribue à la définition de la politique régionale aéroportuaire et participe à la gouvernance de sept aéroports néo-aquitains et des grands Ports maritimes de Bordeaux et La Rochelle. Elle mène une action volontariste en faveur du report modal du transport des marchandises et de la transition écologique et énergétique.
Dans ce contexte, la sous-direction du Port de Bayonne recrute un-e assistant-e qui a pour missions principales :
- assurer le rôle d’assistant-e de la sous-direction du Port de Bayonne dans l’organisation administrative
- gérer les moyens généraux de la Sous-Direction (fournitures, mobiliers ....)
- effectuer des missions comptables
Activités principales
Secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Mettre à jour les fichiers contacts
- Gérer les agendas du sous-directeur et des chefs de service
- Préparer les dossiers des encadrant-e-s du Port en fonction des réunions internes et des instances (séances plénières, commissions permantes) ainsi que des réunions ou rendez-vous en externes (avec les partenaires, les autres institutions...)
- Assurer une fonction d'intermédiaire entre le sous-directeur et les différent-e-s chef-fe-s de service, ainsi que le directeur de la DITM basé à Bordeaux
- Organiser les réunions récurrentes (réunions d'encadrement, comités techniques de coordination et réunions thématiques, réunions de suivi budgétaire, comitologie avec les partenaires...) : préparation de l'ordre du jour, centralisation des éléments de la sous-direction, rédaction et envoi des comptes-rendus
- Traiter le courrier entrant et sortant sur le logiciel de gestion dématérialisée du courrier (ASUR)
- Saisir des rapports sur "Délibélu"
- Assurer le suivi du classement et de l'archivage des dossiers
- Participer à l'organisation des Comités Stratégiques Territoriaux : diffusion des documents supports et des convocations, rédaction des comptes-rendus en lien avec la chargée de mission "Schémas directeurs d'aménagement" (SDA)
- Participer à l'organisation des Conseils Portuaires en appui du Service Gestion et Sûreté Portuaire
Comptabilité
- Assurer le suivi comptable du marché de vêtements de travail de la sous-direction
- Enregistrer l'attribution des marchés sur la plateforme Référencement
- Assurer la continuité de service des missions comptables lors des absences de la comptable ou lors des périodes de surcharge de travail (fin de gestion)
Logistique
- Gérer le parc de véhicules légers (réservations, cartes carburants, ...)
- Gérer les fournitures de bureau et les commandes de mobiliers de la sous-direction : commande, approvisionnement, stocks
- Gérer localement les prestations de nettoyage des locaux dans le cadre des marchés régionaux
- Assurer le rôle de correspondant-e informatique du siège pour la sous-direction
- Assurer la gestion du tableau des absences
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Savoirs
- Compétences, organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Règles de la commande publique
- Nomenclature M57
- Règles budgétaires et comptables
- Outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)
Savoir-faire
- Mettre en oeuvre une règle, une procédure administrative
- Maîtriser les logiciels bureautiques et métiers (si possible Grand Angle, Iparaph, Délibélu, Asur, Référencement)
- Gérer l'information (classement, archivage)
- Organiser son travail, gérer les priorités
- Identifier une anomalie, un dysfonctionnement, alerter
- Travailler en équipe, en transversalité
Savoir-être
- Méthode, rigueur, précision,
- Discernement
- Adaptabilité
- Capacités de communication écrites et orales
- Polyvalence
- Discrétion professionnelle
Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
Spécificités du poste
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 06/06/2025 en remplissant en ligne le formulaire dédié.
Pour y accéder cliquez sur « Postuler en ligne ».
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Bordeaux.
Pour tous renseignements, vous pouvez appeler au 05 57 57 55 55