Un assistant ou une assistante de direction formation professionnelle et apprentissage

• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d'emplois : Adjoint administratif territorial
• Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe 
• Site de rattachement : Bordeaux
• Résidence administrative : Bordeaux 
• Pôle : Formation et Emploi
• Direction : Appui à la Performance
• Service : Sécurisation et Efficacité Opérationnelle
• Sous l'autorité hiérarchique du Chef ou de la Cheffe de Service

La Formation professionnelle demeure une priorité régionale avec plus de 100 000 Néo aquitains formés ou accompagnés. Elle est un véritable levier pour le développement de son territoire, un outil essentiel pour l’emploi et les compétences de demain. Cette politique s’adresse à un large public : jeunes, demandeurs d’emploi, salariés, étudiants du sanitaire et social, apprentis.

La Région fonde sa stratégie sur une proximité et les besoins des entreprises tout en assurant un accompagnement favorisant une évolution des néo-aquitains et la sécurisation de leur parcours de formation.Au sein du Pôle Formation et Emploi (PFE) de la Région Nouvelle-Aquitaine, la finalité de l’action de la Direction d’Appui à la Performance (DAP) est de contribuer, par une fonction d’appui, à l’amélioration de la performance et de l’efficience de nos politiques et de nos dispositifs, au développement de l’efficacité collective.

Le Service Sécurisation et Efficacité Opérationnelle (SSEO) de la DAP rassemble des talents polyvalents et complémentaires et à ce titre il assure un accompagnement multiple de ses interlocuteur-trice-s. Il est le garant de la performance du fonctionnement du Pôle en lien avec les Directions opérationnelles et en interface avec les Directions centrales (RH, DPMG, Protocole, Assemblées, DTPM, ...).

L'agent-e recruté-e aura pour missions de :

• optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...) des encadrants du pôle Formation et Emploi et plus particulièrement de la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage (DFPA)
• organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du pôle et notamment de la DFPA
• prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, salons...) en lien avec les assistant-e-s
• gérer les agendas en transversalité et plus particulièrement celui de la DFPA en lien avec la plateforme d'assistant-e-s
• apporter une aide permanente à l'encadrement, à un-e Directeur-trice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

• Organiser la vie professionnelle de la Direction : déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements), agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
• Participer à la circulation de l'information et alerter la hiérarchie en cas de besoin : assurer la liaison avec les différents services et partenaires externes (transmission de décisions, notes, etc.), rechercher et diffuser des informations
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier, réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l'archivage des dossiers, réaliser les comptes-rendus
• Constituer et préparer des dossiers
• Accueillir téléphoniquement et physiquement : accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers du pôle, filtrer des appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organiser et planifier des réunions : organiser le planning, réserver les salles et matériels nécessaires, rédiger les ordres du jour en concertation avec le commanditaire, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes
• Réaliser la gestion administrative du courrier papier du courrier sur ASUR et en assurer le suivi
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, et en assurer un suivi
• Participer activement à l'amélioration des processus administratifs

• S'impliquer dans le fonctionnement du collectif des assistant-e-s en termes d'activité et de remplacement
• Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

• Organisation générale et fonctionnement de la collectivité
• Tissu partenarial en interne et en externe
• Techniques de gestion administrative
• Techniques et outils numériques

• Maîtriser les outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Maîtriser les modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
• S'exprimer avec clarté à l'écrit et à l'oral
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Organiser ses activités, prioriser, gérer plusieurs tâches simultanément
• Anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions
• Prioriser, gérer des urgences et des imprévus
• Travailler en équipe et interagir avec différents interlocuteurs

• Autonomie
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Qualités relationnelles
• Capacité d’organisation, rigueur et méthode
• Capacité de résistance au stress
• Polyvalence
• Capacité de communication écrite et orale, écoute

• Matériels de bureautique
• Logiciels

• Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative