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Nouvelle-Aquitaine
Un assistant ou une assistante de direction
Cadre d'emploi
- Catégorie : C
- Filière : Administrative
- Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial
- Grades : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal 2ème classe, Adjoint administratif principal 1ère classe
- Pôle : Direction Générale des Services
- Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général ou de la Directrice Générale des Services et du Directeur Général Délégué ou de la Directrice Générale Déléguée
Missions principales
- Assurer le secrétariat de la Direction générale des services, la gestion des agendas en hiérarchisant les priorités, la circulation de l'information et la représentation de premier rang de la Direction générale
- Préparer les éléments de dossiers, les rendez-vous et les interfaces avec les secrétariats des partenaires extérieurs
Activités principales
- Gérer l’agenda et les emplois du temps quotidiens du-de la Directeur-rice Général-e des Services (DGS) et du Directeur Général Délégué (DGD) : prise de RDV, courriers, e-mails, congés, etc.
- Suivre le circuit des notes et des parapheurs
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique des rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DGS (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Effectuer la coordination entre le DGS-DGD, le Cabinet, les Pôles et les autres collectivités : assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de rendez-vous
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
- Organiser les réunions et déplacements de l'Inspection Générale des Services
- Assurer la continuité de service public
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Savoirs
- Environnement juridique, financier et administratif de la collectivité
- Procédures administratives et juridiques relatives au domaine d'intervention
- Techniques rédactionnelles
Savoir-faire
- Maitriser les outils informatiques et bureautiques
- Rédiger des documents professionnels de qualité
- Elaborer et actualiser des tableaux de bord
- Travailler en équipe, en transversalité et en multisite
- Alerter et rendre compte de son activité
- Se tenir informé-e des évolutions réglementaires
- Organiser son travail et respecter les délais
Savoir-être
- Capacités de communication écrite et orale, écoute
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Rigueur, méthode
- Autonomie, réactivité et adaptabilité
- Confidentialité, discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Capacité d'anticipation
Moyens mis à disposition
- Matériels et équipements dédiés au métier exercé
- Matériels de bureautique
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
Spécificités du poste
- Encadrement : non
- Déplacements hebdomadaires sur le site de Bordeaux
La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l’Egalité des Femmes et des Hommes et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 18/05/2025 en remplissant en ligne le formulaire dédié.
Pour y accéder cliquez sur « Postuler en ligne ».
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Ce recrutement est géré par l’équipe du service emploi siège de Poitiers.
Pour tous renseignements, vous pouvez appeler au 05 57 57 55 55.