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  1. Assistant(e) - site de Limoges
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Offre d'emploi

Assistant(e) - site de Limoges

Catégorie
Recrutement site de Limoges
Référence de l'offre
L 236
Date de début
06 mars 2019
Date de fin
27 mars 2019
Description du poste

Missions principales

Assister la Directrice générale Adjointe / Secrétaire Général-e du site de Limoges
Assurer le secrétariat
Recueillir et traiter l'information nécessaire au bon fonctionnement du secrétariat général du site

Activités principales

- Gérer l'agenda de la DGA / Secrétaire Général-e du site de Limoges : rendez-vous, réunions, et organiser les déplacements,…
- Traiter le courrier "arrivée" et "départ" de la DGA / Secrétaire Général-e du site de Limoges : tri, enregistrement, diffusion aux services, classement, …
- Rédiger et mettre en forme divers travaux de bureautique : courriers, notes, rapports, ...
- Organiser et préparer matériellement les réunions internes : réservations de salles, montage des dossiers, ...
- Participer aux réunions de l'encadrement et rédiger des comptes-rendus
- Coordonner le circuit des parapheurs
- Coordonner la mutualisation des secrétariats de la Direction Générale et du Cabinet
- Préparer les dossiers de Commission Permanente et Séance Plénière (synthèses, notes, ...) en lien avec le Cabinet et les services concernés
- Préparer et organiser les actions d'animation, en lien avec les services concernés
- Organiser les visites du DGS/des DGA sur le site
- Organiser les réunions externes avec les DGA/Directeurs de Cabinet Adjoints sur le territoire

Activités secondaires

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et suivre les demandes Elus/Usagers
- Effectuer le tri, le classement, la mise à jour et l'archivage de documents
- Mener une relecture des dossiers
- Mener une veille relative à l'actualité et aux dossiers stratégiques de l'institution
- Assister la DGA / Secrétaire Général-e du site de Limoges pour la préparation aux évènements multisites

- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Savoirs

- Techniques de secrétariat
- Techniques de communication
- Fonctionnement des outils bureautiques
- Orthographe et règles d'expression écrite
- Fonctionnement, règles et procédures de la collectivité

Savoir-faire

- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- S'adapter à des tâches et à des environnements de travail divers et se conformer à des consignes
- S'adapter à son ou ses interlocuteurs
- Respecter la confidentialité
- Prendre des initiatives
- Gérer des agendas et prises de rendez-vous
- Respecter des délais
- Prendre des notes lors de réunions et rédiger les comptes-rendus

Savoir-être

- Discrétion ;
- Disponible ;
- Faire preuve de courtoisie en toute circonstance ;
- Etre à l'écoute ;
- Autonome dans l'organisation de son travail ;
- Capacité d'adaptation ;
- Méthode et rigueur;
- Qualités rédactionnelles

Informations pour postuler

Adresser lettre de candidature et curriculum vitae à :

Monsieur le Président du Conseil Régional Nouvelle-Aquitaine - site de Limoges

27 boulevard de la Corderie - CS 3116

87031 LIMOGES cedex

Par courrier ou par mail à : emploi-siege-limoges@nouvelle-aquitaine.fr

Les titulaires devront fournir leur dernier arrêté de situation

Date limite de dépôt des candidatures le 27/03/2019