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  1. Assistant(e) de direction - site de Limoges
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Offre d'emploi

Assistant(e) de direction - site de Limoges

Catégorie
Recrutement site de Limoges
Référence de l'offre
L 269
Date de début
11 janvier 2019
Date de fin
01 février 2019
Description du poste

Missions principales

Assurer les missions de secrétariat, d'appui administratif et logistique pour le compte de la direction de la coopération et de la Sous Direction Fonds Européens et Territoires dans leurs activités sur le site de Limoges (activité partagée à 50/50 auprès des 2 équipes)
 

Activités principales

Activités communes aux 2 services :
- Contribution à l’organisation pratique des équipes (guide des procédures, réservation des salles, du matériel, des ordinateurs, des véhicules,… )
- Accueil téléphonique et accueil physique des visiteurs
- secrétariat du directeur(trice) de la coopération et des chef(fes) de service de la Sous-Direction Fonds Européens et Territoires (agenda, déplacements)
- Accompagnement en vue de faciliter l'accueil de nouveaux collaborateurs au sein de la direction, agents ou stagiaires, sur le site de Limoges, gérer les ressources matérielles (fournitures…)
- Appuyer les équipes dans la gestion administrative et suivi des courriers entrants et sortants dans Asur (en lien avec l'assistante référente pour la Sous Direction Fonds Européens et Territoire)
- Faire viser, noter, transmettre, suivre et diffuser les notes en respectant une procédure spécifique par destinataire
- Rédiger sur consignes tout type de documents courants (conventions, avenants certificats administratifs, courriers, …)
- Renseigner les tableaux de bord et mise en place d’outils collectifs, notamment le tableaux des évènements, le tableau de suivi des congés

Activités spécifiques à la Direction de la Coopération :
- Assurer la gestion administrative des achats de prestation dans le cadre des marchés publics passés par la Région : demande de devis, édition des bons de commande, saisie des données dans le logiciel de référencement des marchés
- Echanger avec le centre de ressources financières pour les paiements
- Appuyer les collègues de la direction pour l’organisation logistique, administrative et financière de grandes manifestations, des missions à l’étranger (élus, agents de la Région et personnalités invitées), d’accueil de délégations étrangères en Nouvelle-Aquitaine

Activités spécifiques à la sous Direction Fonds Européens et Territoires :
- Assurer le lien avec l'assistant(e) basée à Poitiers pour l'ensemble des activités
- Saisir des dossiers de demande d'aide dans le logiciel OSIRIS
- Appuyer la sous-direction pour l'organisation de manifestations, séminaires, réunions, ...

Activités secondaires

- Participer à la bonne organisation et au classement des dossiers communs de la direction dans le logiciel Placido
- Mettre en oeuvre selon les besoin les travaux d'archivage des dossiers électroniques et papiers en lien avec les agents de la direction du site de Limoges
- Soutien ponctuel à la saisie de dossiers de demandes de subvention dans les outils outil Portail et OSIRIS

- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Savoirs

- Techniques de secrétariat (présentation adaptée en fonction du type de courrier, formules de politesse en fonction du destinataire, méthodologie de classement, prise de notes rapide…)
- Outils téléphoniques et informatiques
- Fonctionnement des outils bureautiques
- Orthographe et règles d’expression écrite
- Règles et procédures de la collectivité
- Méthode et rigueur
- Textes en relation avec le fonctionnement et les domaines d’intervention de la Région

Savoir-faire

- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- S’adapter à des tâches et à des environnements de travail divers et se conformer à des consignes
- S’adapter à son ou ses interlocuteurs
- Respecter la confidentialité
- Prendre des initiatives
- Techniques d'accueil, d'écoute et de communication
- Rédaction administrative

Savoir-être

- Gestion du stress
- Capacité de mémorisation
- Gestion du temps
- Goût des contacts humains et sens des relations publiques
- Lecture rapide
- Travail en équipe

Informations pour postuler

Adresser lettre de candidature et curriculum vitae à :

Monsieur le Président du Conseil Régional Nouvelle-Aquitaine - site de Limoges

27 boulevard de la Corderie - CS 3116

87031 LIMOGES cedex

Par courrier ou par mail à : emploi-siege-limoges@nouvelle-aquitaine.fr

Les titulaires devront fournir leur dernier arrêté de situation

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Date limite de dépôt des candidatures le 01/02/2019